Vergabeservice Head

Revisionssichere Vergaben

Vergabeservice Überblick

Vorbereitung Bedarf Vergaben & Abstimmung Leistungsbeschreibung Leistungsverzeichnis Vergabedurchführung
Analyse des Bedarfs Vergabegrundlagen Erstellung der Leistungsbeschreibung (LB) Erstellung des Leistungsverzeichnis (LV) Vergabe erstellen
Auswertungen zur Festlegung von benötigten Artikeln oder Leistungen Festlegung des Vergabeverfahrens Festlegung Bewertungsmatrix Endabstimmung Leistungsverzeichnisse Vergabe abstimmen
Bedarfsbestimmung und Festlegung Verfahrensabstimmung RPA & Vergabestellen Abstimmung der Leistungsbeschreibung Bündelung von Losen und Vergaben Veröffentlichung
Auswertung durchführen & Beauftragung begleiten
Vergabedokumentation

Modernisierung des Vergaberechts

Mit der Modernisierung des Vergaberechts kommen auf Vergabestellen und Bieter erhebliche Änderungen zu.

Wir haben die Informationen im folgenden Dokument zusammengefasst: eVergabe wird Pflicht (pdf)

Unsere Leistungen

Vorbereitung Bedarf

Analyse des Bedarfes

Zunächst erfolgt eine Analyse des Bedarfes für die geplante Vergabemaßnahme in einem Gespräch mit den Bedarfsträgern.

Auswertung zur Festlegung von Artikeln oder Leistungen

Die Auswertung erfolgt auf Grundlage der bezogenen Artikel, Leistungen, Mengen, Einheiten, Qualitäten, Lieferzeiten aus den 2 zurückliegenden Jahren.

Bedarfsbestimmung und Festlegung

Auf Grundlage der Auswertungen werden mit den Bereichen, Abteilungen ( Bedarfsträgern) die benötigten Artikel oder Leistungen in Mengen, Qualitäten und Ausführungen für den Ausschreibungs-zeitraum festgelegt.

Vergaben und Abstimmungen

Vergabegrundlagen

Die Vergabegrundlagen für die Öffentliche Auftragsvergabe regeln:

  • die EU
  • der Bund
  • die Länder
  • Städte & Kommunen
  • vergebende Organisation ( Vergabestelle)

Die Bestimmungen des Vergaberechts auf europäischer und nationaler Ebene dienen der öffentlichen Hand bei der Vergabe von Aufträgen als Rechtsgrundlage und Leitlinie für die wirtschaftliche Beschaffung von Lieferungen und Leistungen.

Dabei sind folgende wesentliche Ziele zu beachten:

  • Gewährleistung von ungehinderten, transparenten und nicht diskriminierenden wettbewerblichen Vergabeverfahren
  • Beachtung des Prinzips der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei öffentlichen Beschaffungen
  • Bekämpfung von Korruption
  • besondere Berücksichtigung mittelständischer Wirtschaftsinteressen

Die EU-Schwellenwerte werden von der Kommission alle zwei Jahre geprüft und durch Verordnung geändert. Gemäß § 288 Abs. 2 (Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union) hat die Verordnung allgemeine Geltung. Sie ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedsstaat. Mitgliedsstaaten können aber niedrigere (strengere) Schwellenwerte vorgeben. Ab 1. Januar 2016 gelten neue EU-Schwellenwerte. Die jeweils erhöhten Schwellenwerte wurden in den Delegierten Verordnungen (EU) 2015/2170, 2015/2171 und 2015/2172 der Kommission vom 24. November 2015 veröffentlicht.

Die veränderten Schwellenwerte lauten:

Bauaufträge (VOB/A bzw. SektVO) 5.225.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungsaufträge (VOL/A und VOF) 209.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungsaufträge für Sektorenauftraggeber (SektVO) 418.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungsaufträge von obersten und oberen Bundesbehörden 135.000 Euro

Festlegung des Vergabeverfahrens

Auf der Grundlage der Bedarfsfestlegungen mit Mengen und sich daraus ergebenen voraussichtlichen Summen ergibt sich das zu wählende Vergabeverfahren (öffentlich, beschränkt, freihändig) und ob ein nationales oder EU-weites Vergabeverfahren anzuwenden ist.

Verfahrensabstimmung RPA und Vergabestellen

Mit dem RPA ( Rechnungsprüfungsamt ) und / oder der Vergabestelle wird das durchzuführende Vergabeverfahren abgestimmt.

Leistungsbeschreibung

Erstellung der Leistungsbeschreibung ( LB )

Die Leistungsbeschreibung gibt den Bietern einen Überblick über:

  • Allgemeine Angaben
  • Datenübergabe und -pflege
  • Lieferadressen, -bedingungen, -zeiten und Anlieferung
  • Mindestbestellzahlen, Mehr- und Mindermengen, Abnahmeverpflichtung,
  • Bestell- und Abrufbedingungen
  • Rechnungslegung, Zahlung, Zahlungsbedingung, Preise und Festpreise
  • Zuschlags- und Vertragsbedingungen
  • Kündigung, Vertragsauflösung und zusätzliche Vertragsbedingungen

Festlegung Bewertungs-Matrix

Die Bewertungsmatrix ( wird als Muster den Vergabeunterlagen beigelegt ) zeigt den Bietern, wie und nach welchen Kriterien ausgewertet und bewertet wird.

Abstimmung der Leistungsbeschreibung

Die fertiggestellte Leistungsbeschreibung wird mit dem Kunden endabgestimmt.

Leistungsverzeichnis

Erstellung Leistungsverzeichniss - LV

Die technischen Leistungsverzeichnisse werden erstellt. Inhaltlich wird folgendes beschrieben:

  • Positionsnummer
  • Mengenangabe, -einheit
  • Liefereinheit, -zeit
  • Warengruppe
  • Bedarfsbezeichnung
  • Einheitspreis (EP), Gesamtpreis (GP) und Nachlässe

Endabstimmung Leistungsverzeichnisse

Nach Fertigstellung aller Leistungsverzeichnisse werden diese mit dem Kunden endabgestimmt.

Bündelung von Losen und Vergaben

Besonders wirtschaftlich wird das Vergabewesen der öffentlichen Auftraggeber, wenn sowohl Bedarfe in Lose und Vergaben gebündelt werden. Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teil Lose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fach Lose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fach Lose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Dazu führen wir artgleiche Bedarfe aus verschiedenen Bereichen, Abteilungen, Standorten zusammen, sodass sich höhere Gesamtvergabewerte ergeben. Dieses wiederum ergibt in der Regel günstigere Preise und Konditionen.

Vergabedurchführung

Vergabe erstellen

Wenn alle Vorarbeiten abgeschlossen sind, werden die Vergabe-dokumente erstellt und mit den vorbereiteten Anlagen zusammengefasst.

Vergabe abstimmen

Die komplett fertige Vergabe wird hausintern abgestimmt und zur Veröffentlichung freigegeben.

Veröffentlichung

Je nach Vergabeverfahren wird die Vergabe veröffentlicht:

  • in den Submissionsanzeigern ( EU, Bund, Länder, Städte und Kommunen)
  • auf Vergabeportalen
  • in der örtlichen Presse
  • auf der Internetseite des AG

Auswertung durchführen und Beauftragung begleiten

Nach erfolgter Submission ( Eröffnungstermin ) werden die Angebote der Bieter gemeinsam mit den Kunden geprüft und es erfolgt die Auftragsvergabe an den Gewinner der Ausschreibung. Einige, wichtige Teilschritte sind:

  • formelle Angebotsprüfung
  • Eignungsprüfung des Bieters
  • Richtigkeit Angebote
  • Wirtschaftlichkeit eines Angebotes
  • fachliche Beurteilung der Angebote
  • Annahme , Ablehnung Angebot
  • Brief und Auftragsschreiben an den Auftragnehmer
  • Brief an unterlegene Bieter

Vergabedokumentation

Der gesamte Vergabeprozess von der Bedarfsplanung bis zur Beauftragung wird kontinuierlich dokumentiert. Die Vergabedokumentation garantiert die VOL-konforme und revisionssichere Vergabe.