Pflichtinformationen für Kunden gem. Art. 12 ff. DS-GVO

Kontaktdaten Kaiser & Tappe GmbH

Wir haben auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verzichtet.

Verantwortlich für den Datenschutz ist:

Randolf Kaiser - Geschäftsführung -
Mühlenstraße 6
49406 Barnstorf
T : 05442 913121
@ : kaiser@kaiser-tappe.de

Ihre Rechte

Im Folgenden sind Ihre Rechte gegenüber uns aufgeführt.

  • Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
  • Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
  • Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 Lit. d, 77 DSGVO)
  • Zurückziehen der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Informationen über personenbezogene Daten

Im Folgenden erklären wir die Verwendung Ihrer Daten und die Zwecke, für die diese Daten nötig sind.

Anmeldung

Sie melden sich durch die Übersendung des ausgefüllten Anmeldeformulars im Tankkartensystem an. Die darin enthaltenen Daten verarbeiten wir, um das Vertragsverhältnis herzustellen.

Wir führen bei jeder Neu-Anmeldung und in speziellen Fällen (z.B. mehrfache Mahnungssituationen) eine Bonitätsprüfung durch. Dazu arbeiten wir mit der Creditreform Boniversum GmbH, Hellersbergstraße 11, 41460 Neuss zusammen (siehe nächster Abschnitt, Erklärung der Creditreform Boniversum).

Der Zweck für die Verarbeitung ist hierbei die Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 DSGVO) und schutzwürdige Gründe des Gläubiger- und Kreditschutzes (Bonitätsprüfung).

Die betroffenen Personengruppen und betroffene Daten sind

  • Sie als Unternehmen / Kunde
    • mit Adress-/ und Kontaktdaten
    • Adress-/ und Kontaktdaten eines Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
    • Vertragsstammdaten
    • Zahlungsdaten / Bankdaten
    • Auskünfte über Bonität (Bonitätsprüfung)

Die Speicherung der Daten unterliegt dabei den gesetzlichen Bestimmungen des Vertragsverhältnisses.

Bonitätsprüfung (Creditreform Boniversum)

Unser Unternehmen prüft bei Vertragsabschlüssen und in bestimmten Fällen, in denen ein berechtigtes Interesse vorliegt auch bei Bestandskunden Ihre Bonität. Dazu arbeiten wir mit der Creditreform Boniversum GmbH, Hellersbergstraße 11, 41460 Neuss zusammen, von der wir die dazu benötigten Daten erhalten.

Im Auftrage von Creditreform Boniversum teilen wir Ihnen dazu folgende Informationen gem. Art. 14 EU-DSGVO mit: Die Creditreform Boniversum GmbH ist eine Konsumentenauskunftei. Sie betreibt eine Datenbank, in der Bonitätsinformationen über Privatpersonen gespeichert werden.

Auf dieser Basis erteilt Creditreform Boniversum Bonitätsauskünfte an ihre Kunden. Zu den Kunden gehören beispielsweise Kreditinstitute, Leasinggesellschaften, Versicherungen, Telekommunikationsunternehmen, Unternehmen des Forderungsmanagements, Versand-, Groß- und Einzelhandelsfirmen sowie andere Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen liefern bzw. erbringen. Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen wird ein Teil der in der Auskunftsdatenbank vorhandenen Daten auch für die Belieferung anderer Firmendatenbanken, u. a. zur Verwendung für Adress-Handelszwecke genutzt.

In der Datenbank der Creditreform Boniversum werden insbesondere Angaben gespeichert über den Namen, die Anschrift, das Geburtsdatum, ggf. die E-Mailadresse, das Zahlungsverhalten und die Beteiligungsverhältnisse von Personen. Zweck der Verarbeitung der gespeicherten Daten ist die Erteilung von Auskünften über die Kreditwürdigkeit der angefragten Person. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1f EU-DSGVO. Auskünfte über diese Daten dürfen danach nur erteilt werden, wenn ein Kunde ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis dieser Informationen glaubhaft darlegt. Sofern Daten in Staaten außerhalb der EU übermittelt werden, erfolgt dies auf Basis der sog. „Standardvertragsklauseln“, die Sie unter folgendem Link:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001D0497&from=DE

einsehen oder sich von dort zusenden lassen können.

Die Daten werden solange gespeichert, wie ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung notwendig ist. Notwendig ist die Kenntnis in der Regel für eine Speicherdauer von zunächst drei Jahren. Nach Ablauf wird geprüft, ob eine Speicherung weiterhin notwendig ist, andernfalls werden die Daten taggenau gelöscht. Im Falle der Erledigung eines Sachverhalts werden die Daten drei Jahre nach Erledigung taggenau gelöscht. Eintragungen im Schuldnerverzeichnis werden gemäß § 882e ZPO nach Ablauf von drei Jahren seit dem Tag der Eintragungsanordnung taggenau gelöscht.

Berechtigte Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1f EU-DSGVO können sein: Kreditentscheidung, Geschäftsanbahnung, Beteiligungsverhältnisse, Forderung, Bonitätsprüfung, Versicherungsvertrag, Vollstreckungsauskunft.

Sie haben gegenüber der Creditreform Boniversum GmbH ein Recht auf Auskunft über die dort zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Soweit die über Sie gespeicherten Daten falsch sein sollten, haben Sie einen Anspruch auf Berichtigung oder Löschung. Kann nicht sofort festgestellt werden, ob die Daten falsch oder richtig sind, haben Sie bis zur Klärung einen Anspruch auf Sperrung der jeweiligen Daten. Sind Ihre Daten unvollständig, so können Sie deren Vervollständigung verlangen. Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der bei Creditreform Boniversum gespeicherten Daten gegeben haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zu einem etwaigen Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

Sollten Sie Einwände, Wünsche oder Beschwerden zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der Creditreform Boniversum wenden. Dieser wird Ihnen schnell und vertrauensvoll in allen Fragen des Datenschutzes weiterhelfen. Sie können sich auch über die Verarbeitung der Daten durch Boniversum bei dem für Ihr Bundesland zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz beschweren.

Die Daten, die Creditreform Boniversum zu Ihnen gespeichert hat, stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, von Inkassounternehmen und von deren Kunden. Um Ihre Bonität zu beschreiben bildet Creditreform Boniversum zu Ihren Daten einen Scorewert. In den Scorewert fließen Daten zu Alter und Geschlecht, Adressdaten und teilweise Zahlungserfahrungsdaten ein. Diese Daten fließen mit unterschiedlicher Gewichtung in die Scorewertberechnung ein. Die Creditreform Boniversum Kunden nutzen die Scorewerte als Hilfsmittel bei der Durchführung eigener Kreditentscheidungen.

Auftrag

Für die Bestellung / Sperrung von Tankkarten füllen Sie einen Bestellvordruck oder das Online-Bestellformular (inhaltlich identisch) aus. Hierbei übergeben Sie uns Ihre Kontaktdaten, sowie die Details Ihrer Bestellung (Kartendaten). Diese Daten benötigen wir, um Ihre Bestellungen bearbeiten zu können.

Der Zweck für die Verarbeitung ist hierbei die Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 DSGVO)

Die betroffenen Personengruppen und betroffene Daten sind:

  • Sie als Unternehmen / Kunde
    • Adress-/ und Kontaktdaten des Unternehmens bzw. eines Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
    • Auftragsdaten der Bestellung (Kfz-Kennzeichen oder Bezeichner des Karteneigentümers, PIN, Produktkategorie der Karte)
  • Ggf Mitarbeiterdaten
    • Bei Identifizierung der Karte per Name

Die Speicherung der Daten unterliegt dabei den gesetzlichen Bestimmungen des Vertragsverhältnisses.

Abrechnung

Die monatliche Abrechnung wird von uns erstellt und Ihnen per Post oder E-Mail zugesandt. Hierbei benötigen wir Daten über Ihre Geschäftstransaktionen, die über die Tankkarte bezahlt worden sind und Ihre Kontaktdaten (aus den Anmeldeunterlagen, ggf. gesonderte Kontaktdaten für den Rechnungsversand), um die Rechnungen zu erstellen und zu adressieren.

Der Zweck für die Verarbeitung ist hierbei die Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 DSGVO).

Die betroffenen Personengruppen und betroffene Daten sind:

  • Sie als Unternehmen / Kunde
    • mit Adress-/ und Kontaktdaten
    • Adress-/ und Kontaktdaten eines Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
    • Vertragsstammdaten
    • Zahlungsdaten / Bankdaten
    • Transaktionsdaten (Ort, Zeit, Tankstelle, Kassenbetrag, Kartendaten)

Die Speicherung der Daten unterliegt dabei den gesetzlichen Bestimmungen des Vertragsverhältnisses.

Service

Unser Kundenservice umfasst insbesondere

  • Allgemeine Auskünfte
  • Bereitstellung von Übersichten, Analysen u.ä.
  • Sofortsperrung von Tankkarten
  • Bearbeitung von Störungen / Support

Für den Service nutzen wir die oben genannten Daten, um Ihre Anfragen und ggf. entstehende Support-/ und Service-Aufgaben zu bearbeiten. Dies ist Teil unserer Dienstleistungen und somit ebenfalls Vertragsbestandteil.

Der Zweck für die Verarbeitung ist hierbei die Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 DSGVO).

Es sind die oben genannten Personengruppen und Daten betroffen. Zusätzlich werden ggf. Kontaktdaten weiterer zuständiger Mitarbeiter Ihres Unternehmens gespeichert, um auf Anfragen direkt antworten zu können.

Die Daten werden gespeichert, solange sie für den Zweck der Verarbeitung benötigt werden. Darüber hinaus werden in unserer Aufgabenverwaltung erstellte Aufgaben / Tickets zu Dokumentationszwecken und ggf. Wiederbereitstellung von Inhalten (z.B. Übersichten oder spezielle Analysen) nicht gelöscht, sondern gesperrt. Auf expliziten Wunsch können diese Daten gelöscht werden, sofern die gesetzlichen Pflichten dadurch unberührt bleiben.

Übermittlung Ihrer Daten an Drittparteien / Auftragsverarbeitung

Da auch wir weitere Systeme bei Drittanbietern nutzen, müssen wir sicherstellen, dass Ihre Daten auch dort das nötige Datenschutzniveau erhalten. Deshalb haben wir mit unseren Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen (Art. 28 DSGVO), die den Datenschutz gewährleisten.

Wir übermitteln Ihre Daten nicht an Parteien außerhalb der EU. Sollte dies notwendig oder von Ihnen gewünscht werden, so benötigen wir dafür Ihre schriftliche Einwilligung.

Kaiser & Tappe GmbH als Auftragnehmer

Die Notwendigkeit von Auftragsverarbeitungsverträgen ist schwierig zu beantworten und die Informationen zu diesem Thema größtenteils unklar formuliert.

Grundsätzlich gelten Auftragsverarbeitungsverträge für Drittparteien, die im Auftrag Daten verarbeiten, diese aber nicht aus Eigeninteresse nutzen.

Wir sind verpflichtet Ihre Daten bei Übermittlung an unsere Dienstleistern zu schützen. Unsere Dienstleister haben kein eigenes Interesse an Ihren Daten, da die Vertragsbeziehung nur mit uns als Unternehmen besteht.

Sollten Sie also im Auftrag eines Ihrer Kunden Tankkarten von uns beziehen, dann wäre die Kaiser & Tappe GmbH Drittpartei und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Ihnen als Auftraggeber und uns als Auftragnehmer notwendig. Als Kunde der Kaiser & Tappe GmbH im Tankkartensystem ist es unser eigenes Interesse Ihre Daten zu verarbeiten, um unsere Vertragspflichten erfüllen zu können.

Auf Wunsch stellen wir Ihnen gerne eine Vorlage des Vertrags zur Verfügung. Diese Vertragsvorlage ist bereits ausgearbeitet und muss nur noch ausgefüllt (Firmenname und Unterschrift) und an uns versandt werden. Sie erhalten dann ein unterschriebenes Dokument zurück. Dazu reicht eine formlose E-Mail an tankkarten@kaiser-tappe.de aus.