Materialwirtschaft

Nutzen von Materialwirtschaftsprojekten:

• Kosten und Prozesseinsparungen > 30 – 40 %
• Schneller, direkter Beschaffungsprozess über elektronische Kataloge
• Transparenz für alle Beschaffungsprozesse
• Rahmen- und Systemverträge
• Revisionssichere Beschaffung durch Vertrags- und Vergabemanagement
• Vergabekonforme Beschaffung über nationale und EU Vergaben (VOL)
• Beschaffungskennzahlen & Beschaffungscontrolling

Leistungen Materialwirtschaft

Strategieentwicklung

Gemeinsam mit Ihrem Team entwickeln wir Ihre Einkaufsstrategie, die eingebettet wird in die Unternehmensstrategie. Zusätzlich stimmen wir die Überlegungen mit den innerbetrieblichen Kunden der Materialwirtschaft ab.

Lieferantenmanagement

Lieferantenmanagement ist ein prozessorientierter, systematischer Ansatz zur ständigen Optimierung von Lieferanten.
Lieferantenmanagement berücksichtigt Faktoren, die die eigene Wertschöpfungskette beeinflussen und bietet Methoden für die Optimierung dieser Faktoren.
Die Hauptaufgaben des Lieferantenmanagements bestehen aus:

• Definition der Rahmenbedingungen
• Lieferantenauswahl
• Lieferantenbewertung
• Lieferantenentwicklung

Das Lieferantenmanagement besteht aus einem strategischen und einem operativen Regelkreis, die im optimalen Fall gekoppelt und durch den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung weiterentwickelt werden.

Verträge & Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement umfasst sämtliche Prozesse der systematischen und effizienten Erstellung, Verwaltung, Bewirtschaftung, Änderung, Überwachung und Archivierung aller in einem Unternehmen vorhandenen Vertragsinformationen und vertraglichen Vereinbarungen. Das Ziel ist die Maximierung der betrieblichen und finanziellen Leistungen sowie die Minimierung der damit verbundenen Risiken.
Systemlieferanten & Systemverträge (Bündelung diverser Liefergruppen in Rahmenverträge und Überführung in Systemverträge) bilden das Ergebnis des erfolgreichen Vertragsmanagement.

Personalentwicklung

Kontinuierliche Nachwuchsförderung, Schulung und Fördermaßnahmen für Ihre Mitarbeiter gewährleisten, dass durchgängig Ihr Idealpersonal zur Verfügung steht.

Organisation / Handbuch

Alle wichtigen Aufgaben, Berechtigungen, Prozesse und Zuständigkeiten werden in einem Organisationshandbuch Materialwirtschaft beschrieben, damit alle Bereiche und Abteilungen des Unternehmens wissen, wer welche Befugnisse hat.

Prozesse optimieren

Alle Beschaffungs-, Einkaufs-, Lager und Rechnungsprozesse werden visualisiert dargestellt. Damit ist allen an den Prozessen beteiligten Mitarbeitern klar, wer, wann, wie, welche Aufgaben durchführt.

Rahmen & Systemverträge

Ausgehend vom Vertragsmanagement werden mit Fachbereichen ( Kunden) und dem Einkauf alle wichtigen Material- und Leistungspositionen geprüft. Verträge, Rahmenverträge, Systemverträge ( mehrere Verträge in Bündelung über einen Systemlieferanten) werden abgeschlossen.
Arbeitsteams führen dann die Artikel / Leistungspositionen einzelner Verträge durch.
Eine Priorisierung, Terminierung und Verteilung auf die Vertragszuständigen rundet den Bereich Verträge ab.

Wirtschaftlichkeit

Beschaffungsaktivtäten außerhalb der Rahmenverträge unterliegen einer „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“. Hierbei werden Kosten, Nutzen, Gewährleistungen gegenübergestellt und die Beschaffungsempfehlung ausgesprochen.

Kosten reduzieren

Materialwirtschaft und Einkauf hat als eine wesentliche Aufgabe dafür zu sorgen, dass alle Material und Leistungsbeschaffungen kontinuierlich auf Kostenreduzierungen geprüft werden.
In Jahresgesprächen mit den Verantwortlichen werden die zu erreichenden Kosteneinsparungen im Vorwege festgelegt. Zu den Kostenreduzierungen gehören auch ständig anzupassende Ablaufprozesse in der Beschaffung.

Konditionen und Preise

Außer den Preisprüfungen für zu beschaffende Material- und Leistungspositionen werden auch die Konditionspositionen in einer ständigen Optimierung angepasst.
Hierzu gehören Fracht- und Logistikkosten, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen.

Artikelreorganisation

Zur Vorbereitung von Leistungsverzeichnissen werden Artikel für Ausschreibungen mit Fachbereichen und Einkauf überprüft.Neue Artikel werden aufgenommen. Das Ergebnis ist das Leistungsverzeichnis pro Warengruppe. Mehrere Warengruppen werden zu Losen zusammengeführt.

Leistungsverzeichnis

Auf Grundlage der Artikelreorganisation wird das Leistungsverzeichnis für die Vergabe erstellt und mit dem Einkauf endabgestimmt.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung legt fest, welche Hauptleistungen der Bieter der Sachleistung (der Verkäufer), erbringen muss, d.h. es werden insbesondere die geschuldeten Eigenschaften, Funktionen und Qualitätsmerkmale der Kauf- oder Leistungssache mit den Fachbereichen erarbeitet und Vertragsbestandteil.
Liefer- und Zahlungsbedingungen vervollständigen die Leistungsbeschreibung.

Vergabedokumente

Nach Erstellung von Leistungsverzeichnis und Leistungsbeschreibung erfolgt die Erstellung der Vergabedokumente mit den entsprechenden Vorlagen.
Ergebnis ist die komplett fertiggestellte Vergabe zur Weiterleitung an die Submission oder das Rechnungsprüfungsamt.

Auswertung

Wir werten mit unseren Kunden oder auch alleine für Sie die Ausschreibung aus und benennen den günstigsten Bieter ( immer das wirtschaftlichste Angebot ).

Beschaffungscontrolling

Wir analysieren Ihre eingesetzten Systeme und zeigen Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten für die Planung des Einkaufs, für Effizienzsteigerungen in der Materialwirtschaft und geeignete Kontrollmechanismen.

ERP-System und Katalogsystem

Wir unterstützen Sie bei der Auswahl für Sie geeigneter Katalogsysteme und deren Anbindung an Ihr ERP-System.

Schulung und Einführung

Wir ermitteln den Schulungsbedarf, unterstützen bei der Auswahl der Referenten und kontrollieren den Schulungserfolg.